50% tror at GDPR kun omfatter digitale data, men papirslurv kan i ytterste konsekvens gi milliardbøter.
I 2018 trådde GDPR (General Data Protection Regulation) i kraft. Acco Brands gjennomførte en studie i september 2019 som viser at gjennomføringen av den nye personvernloven i hovedsak har hatt en innvirkning på forretningsprosesser for digitale data. 50% av de spurte tror at GDPR kun omfatter digitale data, men papirslurv kan i ytterste konsekvens gi milliardbøter.
Det papirløse kontoret finnes ikke
Selv om flere og flere forretningsprosesser er digitale, er det som regel ikke gjennomførbart å få til et helt papirløst kontor. I mange organisasjoner og bedrifter skjer det fortsatt viktig korrespondanse med vanlig post, og digitale data skrives ut regelmessig. Det er en grunn til at 40% av alle brudd på personsikkerheten faktisk oppstår med papirbaserte data. For å overholde GDPR, må et selskap ikke bare etablere klare prosedyrer for hvordan de håndterer papirdokumenter med sensitiv informasjon, men også hvordan disse dataene skal ødelegges.
Til tross for at de fleste bedrifter har forbedret sin generelle datasikkerhet, er papirbasertert datasikkerhet fortsatt dårligere enn den digitale datasikkerheten. Mange bedrifter har ikke innført noen tiltak i det hele tatt for å sikre sine papirbaserte data.
Datatilsynet kjenner til flere norske eksempler på at papirer med personopplysninger har kommet på avveie.
– Vi har sett at kundelister er blitt liggende igjen i setelommen på et fly. I norske kommuner har vi sett at elevers individuelle opplæringsplaner ligger tilgjengelig for hvem som helst av de ansatte. Og fortsatt hender det at brev kommer i feil konvolutt. Når vi oppdager slikt, påtaler vi det. Personopplysninger er personopplysninger, også på papir, sier fagdirektør Hallstein Husand i Datatilsynet.
Tilpasse sikkerhetsnivået til hvor sensitiv informasjon selskapet har
Maske anbefaler at makulering av potensielt sensitiv, papirbaserte data må betraktes som en integrert del av forretningsprosessen, der selskapet må tilpasse sikkerhetsnivået på makuleringsmaskinen til hvor sensitiv informasjonen er for deres virksomhet. Mange selskaper har maskiner med stripekutt, som kutter et A4-ark i ca 35 rette strimler. Dette er forholdsvis enkelt å sette sammen igjen, og er ikke anbefalt for forretningsbruk. En makuleringsmaskin som krysskutter arkene i biter på 4 x 40mm passer for de fleste. For organisasjoner som arbeider med svært sensitiv informasjon, for eksempel juridiske, økonomiske eller offentlige institusjoner anbefales det makuleringsmaskiner som kutter dokumentene opp i mikrokutt, dvs. et A4-ark i mer enn 2 000 biter.
Gjør det enkelt å makulere – velg en modell med automatisk makulering
Maske kan tilby 3 Rexel makuleringsmaskiner med automatisk dokumentmater. Du legger hele papirbunken i makuleringsmaskinen, og så gjør den jobben mens du kan gjøre noe annet. Velg mellom matekammer med 130, 300 eller 600 ark. De har selvfølgelig sikkerhetsgrad P-4 (4 x 40mm biter). Alle modellene kan også makulere kredittkort og CD-er.
Les mer om Rexel 130X
Les mer om Rexel 300X
Les mer om Rexel 600X
* Kilde referanse for studien: bi online primær forskningsstudie for ACCO EMEA. September 2019. Base: kontorutstyr beslutning Maker EU3. (n) per marked = 600; 100 x bedrifter (250 + ansatte); 500 x SE (< 250 ansatte)
Sesjonen din har nå utløpt. Vennligst klikk "OK" for å oppdatere siden og unngå tap av eventuelle ikke-lagrede data. Dersom du var logget inn, må du nå logge inn på nytt.
